- Pengertian Efektivitas Struktur Organisasi
a. Keefektivitas berasal dari kata efektif
yang artinya
i.
Ada
efeknya
ii.
Penggunaan
metode atau cara dalam mencapai hasil yang optimal
Ø Menurut Para ahli
iii.
Gibson,
James L.,Ivancevich,Jonh M.,Donnelly : keefektifan adalah penilaian yang dibuat
sehubungan dengan prestasi Individu, kelompok, dan organisasi. Makin dekat
prestasi mereka terhadap prestasi yang diharapkan, maka makin lebih efektif
dalam menilai mereka.
Ø Dari sudut pandang Prilaku organisasi,
efektivitas dapat diidentifikasikan dalam tiga tingkatan analisis yaitu
Individu, kelompok, dan organisasi. Ketiga tingkatan ini sangat penting dan
harus dipahami oleh semua organisasi.
Ø Efektivitas struktur organisasi merupakan
efektivitas organisasi yang berhubungan dengan pembagian, pengelompokan dan
pengkoordinasiaan tugas pekerjaan secara formal guna mencapai tujuan
organisasi. Dalam hal ini, struktur organisasi antara satu sama lain berbeda,
sehingga efektifitasnya pun berbeda. Perbedaan stuktur ini dikarenakan tiap
organisasi mempunyai desaign model yang berbeda. Ada model struktur mekanistik
yang mempunyai departementalisasi secara besar-besaran, formalisasi tinggi,
jaringan informasi terbatas, dan sentralistis. Ada juga model struktur organik
yang mempunyai struktur yang datar, menggunakan tim lintas hierarki dan
fungsional, formalitas rendah, jaringan informasi yang menyeluruh dan
bergantung pada partisipasi pengambilan keputusan. Pemilihan model stuktur ini
merupakan cara yang dapat membantu organisasi dalam mencapai sasaran dan
efektivitas organisasi.
2.
Hubungan efektivitas Individu, kelompok
dan Organisasi
- Efektivitas
Individu. Pada prespektif ini menekankan pada pelaksaaan tugas-tugas dan
tanggungjawab individu sebagai pekerja dari suatu organisasi. Dalam hal ini, manager secara rutin
melaksanakan penilaian terhadap efektivitas individu melalui evaluasi
prestasi yang bisa dijadikan naik untuk kenaikan gaji,pangkat serta
imbalan lain yang diberikan oleh perusahaan. Keberhasilan prestasi
individu tersebut sangat berkaitan dengan kerja dalam kelompok karena
individu bekerja dalam suatu organisasi pasti berhubungan langsung dengan
kelompok.
- Efektivitas
Kelompok. Prespektif ini menekankan pada kinerja yang dapat diberikan
kelompok pekerja. Dalam konteks ini, individu juga sebagai ”team work”
dimana ada suatu tugas yang harus dilakukan secara kelompok bukan
perorangan. Besarnya efektivitas kelompok ini sangat bergantung pada
partisipasi individu dan lazimnya hasil keefektivitasannya melebihi hasil
sumbangan individual.
- Efektivitas
Organisasi. Efektivitas organisasi pada dasarnya merupakan hasil
efektivitas individu dan kelompok. Efektivitas ini dapat melebihi jumlah
efektivitas individu dan kelompok artinya organisasi dapat memperoleh
tingkat prestasi yang lebih tinggi bila daripada jumlah prestasi
masing-masing bagian organisasi.
Hubungan antara ke tiga tingkatan ini dapat
digambarkan sebagai berikut:
Gambar ini menunjukkan: Dalam tingkatan tersebut
terhadapat hubungan sebab-akibat yang saling mempengaruhi satu sama lain.
Efektivitas kelompok tergantung pada efektivitas individu sedangkan efektivitas
organisasi tergantung pada efektivitas individu dan kelompok. Dalam konteks
ini, derajat prestasi antara tiga prespektif tersebut juga berbeda, dimana
derajat prestasi efektivitas organisasi menduduki peringkat pertama yang
kemudian disusul oleh efektivas kelompok dan individu. Tingkatan efektevitas
ini sangat diperuhi dan mempengaruhi struktur organisasi.
3.
Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi
Efektivitas Struktur Organisasi
- Lingkungan
Lingkungan
organisasi terdiri dari lembaga-lembaga atau kekuatan-kekautan yang berada
diluar organisasi dan berpotensi mempengaruhi kinerja dan efektivitas
organisasi. Pada umumnya lingkungan ini mencangkup pemasok, pelanggan, pesaing,
badan pengaturan pemerintah, kelompok penekan publik, dan semacamnya. Struktur organisasi
dipengaruhi oleh lingkungan sebab lingkungan bersifat dinamis dan penuh dengan
ketidakpastian, hal ini bisa menjadi masalah bagi organisasi yang dapat
mengancam efektivitas organisasi dan salah satu cara mengurangi kertidakpastian
ini melalui penyesuaian struktur organisasi. Ketidakpastian yang dimaksud
meliputi 3 dimensi lingkungan organisasi manapun yaitu kapasitas yang
menunjukkan sejauh mana lingkungan mendukung pertumbuhan organisasi,
volatilitas yang menyulitkan management meramalkan secara tepat probabilitas
pengambilan keputusan dan kompelesitas/tingkat kerumitan. Dimensi lingkungan
pada tingkat kerumitan meliputi tingkat heterogenitas dan konsentrasi
unsur-unsur lingkungan. Lingkungan sederhana bersifat homogen dan terkonsentrasi
sehingga organisasi mudah untuk menentukan pesaing. Sedangkan lingkungan yang
heterogenitas dan menyebar disebut dengan lingkungan yang kompleks. Maka dari
itu, jelaslah bahwa ada hubungan antara lingkungan dan penyesuain struktur
organisasi. Semakin langkah, dinamis dan kompleks suatu lingkungan maka stuktur
organisasi juga harus semakin organik dan tinggi sebaliknya semakin stabil, dan
sederhana suatu lingkungan maka strukur organisasi lebih bersifat mekanis.
Penyesuain struktur dengan lingkungan ini semata-mata dilakukan untuk mencapai
sasaran dan efektivitas organisasi.
- Teknologi.
Istilah teknologi mengacu pada organisasi
mengubah masukan menjadi keluaran. Teknologi ini dalam organisasi berfungsi sebagai proses perbaikan terus menerus, rekayasa ulang proses kerja
dan alat penyesuaian massal terhadap kebutuhan sehingga memudahkan manager
mengambil keputusan secara benar dan akurat. Singkat kata Teknologi ini digunakan untuk
membantu tugas-tugas organisasi. Maka dari itu, setiap organisasi pasti
memiliki satu teknologi untuk mengubah sumber daya keuangan, manusia dan fisik
menjadi produk dan jasa. Yang membedakan penggunaan teknologi antara setiap
organisasi terletak pada tingkat kerumitan. Maksudnya teknologi cendrung ke
arah kegiatan yang rutin atau tidak rutin. Pada kegiatan rutin dicirikan oleh
adanya operasi yang teromatisasi dan terbakukan. Sedangkan pada organisasi
tidak rutin teknologi disesuaikan pada tingkat kebutuhan. Kegiatan rutin terkait dengan struktur yang lebih
tinggi dan lebih dedepartementalisasi. Kerutinan dalam kontek ini berhubungan
dengan adanya petunjuk aturan,jabatan, dan dikumentasi formal. Maka dari itu,
jelas bahwa pada pengunaan teknologi harus disesuaikan dengan struktur
organisasi. Misalnya, teknologi rutin hendaknya digunakan dalam organisasi
dengan struktur sentralisasi dengan tingkat formalisasi rendah. Dalam konteks
ini, dapat disimpulkan bahwa organisasi yang berstruktur tinggi untuk mencapai
efektivitas memerlukan teknologi dalam tingkatan kerumitan yang juga tinggi.
Sedangkan kegiatan tidak rutin yang lebih mengandalkan pengetahuan para
spesialis lebih membutuhkan teknologi yang tingkat kerumitannya rendah.
4.
Pendekatan Efektivitas Organisasi.
- Pendekatan Tujuan
Organisasi pada lazimnya
merupakan alat untuk mencapai tujuan.. Pendekatan ini menunjukkan bahwa
organisasi itu diciptakan untuk mencapai tujuan tertentu, dimana hal ini dapat
dicapai dengan bekerja secara rasional dan berusaha mencapai tujuan yang telah
ditetapkan. Pendekatan ini dimaksudnya untuk mengevaluasi efektivitas
organisasi dari segi pencapaian tujuan yang diterima umum secara luas. Evaluasi
dimaksudkan agar dapat mengetahui kontribusi yang diberikan dalam usaha
mencapai tujuan tersebut. Kekuatan dan kelemahan pendekatakatan ini dapat
diidentifikasikan sebagai berikut:
-
Kekuatan
:
1. Pendekatan ini memiliki kesederhanaan
2. Pendekatan ini memiliki kejelasan dan
pertimbangan
-
Kelemahan
:
1. pencapaian tujuan tidak
mudah diukur bagi organisasi yang tidak mempunyai produk keluaran (out-put)
yang nyata.
2. setiap organisasi berusaha
mencapai tujuan ganda, sering terjadi pencapaian tujuan yang satu mengahalangi
pencapaian tujuan yang lain.
3. kemungkinan adanya satu
perangkat tujuan ”formal” yang didukung oleh anggota organisasi, masih
diragukan.
b. Pendekatan Sistem
Pendekatan ini menekankan
pentingnya adaptasi tuntutan ekstern sebagai kriteria peneilain keefektifan. Dalam pendekatan ini, organisasi pada
umumnya dianggap sebagai suatu elemet yang saling berhubungan dan saling
bergantung dengan element lainnya. Melalui pendekatan ini dapat menentukan
efektivitas yang bermanfaat bagi manager organisasi, baik yang mengelolah usaha
bisnis maupun nonbisnis. Kekuatan
dan pendekekatan ini dapat diuraikan sebagai berikut:
-
Kekuatan
:
1. Dapat mengetahui kepaduan organisasi
2. Menguraikan prilku individu, kelompok
dalam organisasi baik intern maupun ekstern.
-
Kelemahan
:
1. Para manager harus menghadapi aspek-aspek
prilaku keorganisasian baik intern dan ekstern secara serempak
2. Prosesnya kompels
- Pendekatan Multipel Konstituensi
Pendekatan teori ini
mengemukakan bahwa organisasi dapat dikatakan efektif apabila dapat memenuhi
tuntutan dari konstituensi yang terdapat dalam lingkungan organisasi.
Pendekatan ini memandang organisasi secara berbeda, yaitu organisasi
diasumsikan sebagai arena politik tempat kelompok-kelompok kepentingan yang
bersaing untuk mengendalikan sumber daya. Dalam konteks ini, keefektifan
organisasi menjadi sebuah penilaian keberhasilan suatu organisasi dalam
memenuhi kebutuhan tuntutan konstitusi kritis (pihak pendukung eksistensi
organisasi). Kekuatan dan kelemahan pendekatan ini dapat diuraikan sebagai
berikut:
- Kekuatan:
1. Dapat diketahui kriteria yang khas
2. Dapat mengetahui perbedaan-perbedaan
kepentingan sehingga dapat disusun strategi dan prioritas kepentingan.
- Kelemahan:
1. Dalat praktek sulit memisahkan
konstituensi strategis dari lingkungan yang lebih besar
2. Adanya kesulitan dalam memperoleh
informasi secara tepat
3. Kepentingan dari berbagai pihak dominant
coalition sehingga sangat mempengaruhi presepsinya.
- Kriteria Efektivitas Organisasi.
Konsep efektevitas orgnisasi
bukan hanya disandarkan pada teori sistem, tetapi ditambahkan dengan konsep
baru yaitu deminsi waktu. Dimensi waktu ini mengartikan organisasi sebagai
element dari sistem yang lebih besar seperti lingkungan yang melalui waktu
mengambil sumber-sumber, memprosesnya dan mengembalikannya kepada lingkungan.
Maka dari itu efektivitas organisasi ditekankan pada pengetian kemampuan
bertahan organisasi dalam melangsungkan kehidupannya dalam lingkungan yang
lebih besar. Dalam konteks ini, tingkat efektivitas dinyatakan dalam kurun
waktu:
1. Jangka Pendek: kriteria untuk menunjukkan
hasil tindakan yang mencangkup waktu satu tahun atau lebih.
2. Jangka Menengah : Kreteria yang diterapkan
yang digunakan untuk mengukur efektifatas individu, kelompok dan organisasi
dalam kurun waktu yang lebih lama.
3. Jangka Panjang : Kriteria untuk menilai
waktu yang akan datang dan tidak terbatas.
Dalam
demensi waktu jangka pendek dan jangka menengah terdapat lima kriteria keefektifan
organisasi yaitu:
1. Produksi : Produksi mengambarkan kemampuan
organisasi untuk menghasilan jumlah dan kualitas output organisasi yang sesuai
dengan permintaan lingkungan. Konsep ini meniadakan setiap pertimbangan efesiensi,
Ukuran produksi mencangkup laba, penjualan, market share, dsb.
2. Efisiensi : Konsep ini lebih menekankan pada
perbandingan antara input dan output. Ukuran efisiensi meliputi tingkat laba
modal atau harta, biaya perunit, sisa dan pembuangan bahan, dsb.
3. Kepuasan : konsep ini menekankan pada
perhatian yang menguntungkan bagi anggota organisasi maupun pelanggan. Dengan
kata lain organisasi harus mampu memberikan kepuasan dan kebutuhan para anggota
dan pelanggannya. Ukuran kepuasan meliputi : sikap karyawan dan pelanggan,
pengantian karyawan, keluhan, dsb.
4. Adaptasi : lebih ditekankan pada pengertian
kemampuan organisasi dalam menyingkapi perubahan intern ataupun ektern. Ini lebih berhubungan dengan kemampuan
management untuk menduga adanya suatu perubahan. Dalam hal ini, management
dapat menerapkan kebijakan yang mendorong kesiapan menghadapi perubahan.
5. Pengembangan:
pengembangan dilakukan sebagai bentuk usaha dalam meningkatkan kemampuan
SDM melalui program-program training baik untuk tenaga management ataupun
nonmanagemen. Kriteria ini
digunakan untuk mengukur tanggung jawab organisasi dalam memperbesar kapasitas
dan pontensinya untuk berkembang. Jadi Ukuran pengembangan meliputi peningkatan kemampuan SDM organisasi itu
sendiri.
:
Daftar Pustaka
1.
Stephen Robbins. 2006. Prilaku Organisasi
(terjemahan), edisi kesepuluh, penerbit PT indeks.
2.
Fx Suwarto.1999.Prilaku
Organisasian.Yogyakarta: Universitas Atmajaya.
3.
Freemont E.kast dan James E.Rosenzweig. 1985.Organisasi dan
Management.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar