SOP AP atau Standart Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan telah diatur dalam peraturan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan. Berdasarkan peraturan ini yang dimaksud dengan SOP AP adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai macam proses penyelenggaraan organisasi, bagaimana dan kapan akan dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan. Penyusunan SOP bertujuan untuk memberikan kejalasan dan ketegasan pada aktivitas pemerintahan sesuai dengan peratura yang berlaku. SOP AP ini menjadi dasar seorang untuk melaksanakan tugas kedinasaan yang berhubungan dengan tugas dan fungsinya. Seseorang yang tidak melakukan tugas dan fungsinya sesuai SOP yang berlaku bisa dikenakan suatu sanksi. SOP AP ini merupakan hasil kesepakatan yang telah disetujui oleh pihak atau atasan yang bertanggungjawab pada suatu unit kerja di instansi pemerintahan. Hal ini secara sederhana, bisa dikatakan bahwa SOP AP juga merupakan suatu aturan yang harus dipatuhi oleh sumber daya manusia di instansi terkait.
Penyusunan SOP AP membutuhkan koordinasi yang mendalam dengan pihak terkait. Koordinasi bisa dilakukan dengan teknis wawancara ataupun pengamatan sehingga diperoleh informasi mengenai tahapan - tahapan apa aja, waktu yang diperlukan, pihak penanggungjawab untuk menghasilkan suatu output dari kegiatan pemerintahan. Dalam peraturan PermenPan-RB diatur mengenai format yang berlaku termasuk tentang flowchart atau diagram alur penyusunan SOP AP. Manfaat penyusunan SOP juga telah dijelaskan dengan detail dalam peraturan tersebut. Dasar - dasar penyusunan SOP AP yang efektif juga telah dipaparkan dengan jelas dalam peraturan tersebut.
Setiap instansi Pemerintahan pasti memiliki beratus - ratus bahkan beribu - ribu SOP. Berdasarkan pengalaman saya sebagai analis tata laksana yang salah satu tugas utamanya adalah menyusun SOP terkait tugas dan jabatan di lingkungan Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian. (Curhat dikit ya...hehe) Awalnya bingung banget waktu ditugaskan harus menyusun sebuah SOP, belajar dari dokumen-dokumen lama, belajar dari referensi kementerian/lembaga lain sama terus berkomunikasi dan bertanya terhadap atasan dan pihak terkait bisa menjadi solusi dari kebingungan tersebut. Penyusun SOP harus tahan sama yang namanya bosen, tiap hari harus berfikir dan berkutat dengan gambar-gambar yang kadang - kadang bisa saja berubah apabila dinilai ada yang lebih efektif. Belum lagi bila seseorang menyalahkan atau beranggapan kalau adanya SOP itu yang memperlambat proses kegiatan aktivitas. Jadi kadang - kadang harus tebal juga telinga bila dianggap oleh orang lain bahwa SOP itu tidak penting. Padahal SOP AP itu memiliki urgensi yang penting, pemeriksaan BPK ataupun insepktorat bahkan penilaian Reformasi Birokrasi juga dipengaruhi ada tidaknya SOP AP. Sebelum menyusun SOP AP, mungkin supaya lebih memudahkan kita harus menyusun identifikasai SOP AP. Di label identifikasi SOP tertera tugas dan fungsi dari suatu unit kerja yang telah ditetapkan. Melalui Tugas dan Fungsi tersebut bisa diketahui output -output apa aja yang dihasilkan oleh unit kerja tersebut. Setelah diketahui output tersebut, maka kita bisa menentukan judul SOP AP tersebut. Judul SOP AP inilah yang menjadi kunci kita dalam proses penyusanan SOP AP. Judul ini bisa menjadi langkah kita dalam mengetahui tahapan - tahapan apa saja, memerlukan waktu berapa lama serta siapa penanggunghjawabnya. Tetapi, judul itu bisa berubah seriing kita mengetahui informasi mengenai prosedur-prosedur yang telah kita dapat. Kalau di lingkungan kerja saya, penyusunan SOP AP ini menjadi tangungjawab dari Biro Perencanaan khususnya di Bagian Organisasi dan Tata Laksana. Mungkin itu aja ya terkait SOP AP, mengenai prosedur tata cara penyusunannya bisa download peraturan Kemenpan RB yang saya sebut di atas. Contoh mengenai SOP AP di lingkungan kerja saya insyaallah nanti saya upload... :D Semoga bermanfaat... Barakallah :)
Setiap instansi Pemerintahan pasti memiliki beratus - ratus bahkan beribu - ribu SOP. Berdasarkan pengalaman saya sebagai analis tata laksana yang salah satu tugas utamanya adalah menyusun SOP terkait tugas dan jabatan di lingkungan Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian. (Curhat dikit ya...hehe) Awalnya bingung banget waktu ditugaskan harus menyusun sebuah SOP, belajar dari dokumen-dokumen lama, belajar dari referensi kementerian/lembaga lain sama terus berkomunikasi dan bertanya terhadap atasan dan pihak terkait bisa menjadi solusi dari kebingungan tersebut. Penyusun SOP harus tahan sama yang namanya bosen, tiap hari harus berfikir dan berkutat dengan gambar-gambar yang kadang - kadang bisa saja berubah apabila dinilai ada yang lebih efektif. Belum lagi bila seseorang menyalahkan atau beranggapan kalau adanya SOP itu yang memperlambat proses kegiatan aktivitas. Jadi kadang - kadang harus tebal juga telinga bila dianggap oleh orang lain bahwa SOP itu tidak penting. Padahal SOP AP itu memiliki urgensi yang penting, pemeriksaan BPK ataupun insepktorat bahkan penilaian Reformasi Birokrasi juga dipengaruhi ada tidaknya SOP AP. Sebelum menyusun SOP AP, mungkin supaya lebih memudahkan kita harus menyusun identifikasai SOP AP. Di label identifikasi SOP tertera tugas dan fungsi dari suatu unit kerja yang telah ditetapkan. Melalui Tugas dan Fungsi tersebut bisa diketahui output -output apa aja yang dihasilkan oleh unit kerja tersebut. Setelah diketahui output tersebut, maka kita bisa menentukan judul SOP AP tersebut. Judul SOP AP inilah yang menjadi kunci kita dalam proses penyusanan SOP AP. Judul ini bisa menjadi langkah kita dalam mengetahui tahapan - tahapan apa saja, memerlukan waktu berapa lama serta siapa penanggunghjawabnya. Tetapi, judul itu bisa berubah seriing kita mengetahui informasi mengenai prosedur-prosedur yang telah kita dapat. Kalau di lingkungan kerja saya, penyusunan SOP AP ini menjadi tangungjawab dari Biro Perencanaan khususnya di Bagian Organisasi dan Tata Laksana. Mungkin itu aja ya terkait SOP AP, mengenai prosedur tata cara penyusunannya bisa download peraturan Kemenpan RB yang saya sebut di atas. Contoh mengenai SOP AP di lingkungan kerja saya insyaallah nanti saya upload... :D Semoga bermanfaat... Barakallah :)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar